Supplier kopra: bukti yang diminta dari pemasok baru

Menilai supplier kopra baru memakan waktu dan uang, dan sebagian besar pemasok tidak layak dinilai sampai tuntas. Karena itu urutannya penting. Mulai dari bukti yang murah dan cepat, lalu naik ke yang mahal hanya untuk pemasok yang masih bertahan. Tulisan ini menyusun lima lapis bukti seperti itu untuk trader dan pengolah kecil yang membeli kopra dari pihak yang belum dikenal.

Supplier kopra baru: lapis 1, jawaban tertulis (biaya hampir nol)

Kirim daftar pertanyaan lewat pesan atau surel, jangan lewat telepon. Jawaban tertulis bisa dibaca ulang, dibandingkan antarpemasok, dan dikutip kalau nanti ada selisih. Pertanyaan dasarnya: siapa badan usahanya, di mana gudang atau tempat pengeringannya, apakah stok milik sendiri atau diteruskan dari pengumpul lain, dan dari daerah mana lot yang ditawarkan.

Perhatikan cara menjawab, bukan hanya isinya. Pemasok yang menjawab separuh pertanyaan dengan lancar dan menghindari separuh lainnya sedang memberi tahu Anda sesuatu. Daftar periksa evaluasi pemasok kami menyusun sembilan belas pertanyaan seperti ini lengkap dengan bukti yang pantas diminta.

Lapis 2: dokumen contoh (biaya rendah)

Minta contoh dokumen dari pengiriman sebelumnya, dengan nama pembeli disamarkan: COA, packing list, dan dokumen karantina bila ada. Anda tidak sedang mencari kesempurnaan. Anda mencari kebiasaan: apakah COA menyebut metode dan dasar ukur, apakah nomor lot di COA cocok dengan packing list, dan apakah tanggalnya masuk akal.

Saat meninjau situs-situs pemasok kopra, kami menemukan lencana sertifikat tanpa nomor, serta klaim memiliki sertifikat tanpa menyebut sertifikat apa. Aturan sederhananya: klaim yang tidak disertai dokumen yang bisa diperiksa dihitung sebagai belum ada klaim.

Lapis 3: sampel yang terhubung ke lot (biaya sedang)

Sampel baru berarti kalau berasal dari lot yang akan Anda terima. Minta kantong sampel bersegel dengan nomor lot, dan foto saat sampel diambil. Sampel dari “tumpukan pilihan” hanya membuktikan pemasok punya setidaknya satu tumpukan bagus. Bagian pengujiannya dibahas di catatan kami tentang merencanakan uji sampel sebelum kontrak.

Lapis 4: uji pihak ketiga (biaya lebih tinggi)

Kalau angka mutu menentukan harga yang Anda bayar, hasil laboratorium yang tidak terkait dengan penjual bernilai lebih daripada COA dari penjual. Tidak semua pembelian membutuhkannya. Untuk lot kecil dan pemasok yang sudah punya riwayat, mungkin cukup lapis 1 sampai 3. Untuk pesanan pertama yang besar, lapis ini sering sepadan dengan biayanya.

Lapis 5: referensi dan kunjungan (biaya waktu)

Tanyakan apakah ada pembeli lain yang bersedia dihubungi, dan apakah Anda boleh mengunjungi gudang sebelum kontrak. Jawaban “tidak boleh” tidak otomatis buruk, tetapi alasannya perlu tertulis dan masuk akal. Pemasok yang membuka gudang dan memberi dua nama kontak biasanya sudah melewati sebagian besar risiko yang sulit dilihat dari dokumen.

Cara membandingkan dua pemasok

Letakkan jawaban kedua pemasok dalam satu tabel dengan baris yang sama. Beri tanda tiga jenis sel: terjawab dengan bukti, terjawab tanpa bukti, dan tidak terjawab. Jangan menjumlah skor; lihat sel yang kosong di baris yang paling menentukan bagi Anda, misalnya dasar timbang atau metode uji. Satu sel kosong di baris yang tepat bisa menggugurkan pemasok yang harganya paling murah.

Ingat juga bahwa harga rendah dengan dasar timbang yang tidak jelas bisa berakhir lebih mahal daripada harga tinggi yang timbangannya sudah disepakati.

Tanda untuk berhenti

• Pemasok menolak menjawab secara tertulis.
• Angka mutu diberikan tanpa metode dan tanpa dasar ukur.
• Sampel tidak bisa dihubungkan ke lot yang akan dikirim.
• Dokumen contoh tidak konsisten satu sama lain.
• Pembayaran penuh diminta di muka tanpa dokumen apa pun.

Satu tanda belum tentu menyimpulkan. Dua atau lebih berarti Anda sebaiknya mencari pemasok lain.

Contoh: menilai Kora dengan daftar yang sama

Kora, salah satu produsen yang dibahas, bisa Anda nilai dengan daftar yang sama. Angka yang dicantumkan Kora ada di halaman kopra dari Kora, termasuk bagian yang belum ada datanya. Kirim pertanyaan Anda lewat halaman kontak: sebutkan grade, volume per bulan, dan bukti apa yang Anda butuhkan. Tim sales membalas dalam dua hari kerja.